Data file dokumen sangat terfragmentasi.
Sebagai mana diketahui bahwa File (personal) Dokumen umumnya merupakan data yang editable, banyak mengalami perubahan karena proses editing (oleh user). Sementara itu, setiap hasil editing tidak selalu disimpan dalam cluster yang sama. Ini terjadi karena ruang kosong dalam HDD tidak selalu terletak berurutan (karena fragmentasi). Akibatnya, semakin sering suatu dokumen di-edit, maka level fragmentasi-nya pun akan semakin tinggi. Data suatu File Dokumen menjadi terpisah-pisah letaknya (fragmented) didalam ruang-simpan (cluster) HDD.
Ketika ada perintah akses (membuka) dokumen tsb, maka "head" HDD harus menelusuri setiap cluster untuk menemukan bagian demi bagian milik dokumen tsb.secara berurutan. Hal ini jelas membutuhkan waktu akses lebih lama agar dokumen bisa dibuka secara utuh. Solusinya ? Lakukan defragmentasi (defrag). Tak ada solusi lain.
Sebagian data dokumen terletak dalam cluster yang rusak.
Ruang simpan (cluster) dalam HDD bisa rusak, ini dikenal sebagai bad sector. Jika dalam bad sector berisi data, maka proses pembacaan data (akses) akan sulit dilakukan. Pada prakteknya, HDD akan mencoba berulang kali untuk membaca data dalam bad sector tsb. Jelas ini akan memakan waktu. Dalam kondisi tertentu bad sector masih bisa diperbaiki. Tetapi jika bad sector tidak lagi bisa diperbaiki, maka perlu diberi tanda "bad" (marking) agar tidak lagi digunakan untuk menyimpan data. Ini bisa dilakukan dengan mudah, menggunakan perintah (command) CHKDSK dari Command Prompt.
Dokumen terinfeksi malware (Virus, Worm, Trojan).
Malware tertentu bisa memanipulasi data file dokumen. Akibatnya jelas. Dokumen yang terinfeksi malware akan sulit untuk diakses (atau malah tidak bisa diakses). Solusinya ya lakukan scan menggunakan antivirus yang baik (update). Jika beruntung, dokumen masih bisa di sehatkan atau dipulihkan (healed).
File size dokumen sangat besar.
Ukuran bit data dokumen (file size) jelas berpengaruh pada waktu yang diperlukan untuk membuka dokumen tsb. Semakin besar file size nya, akan semakin lama waktu yang diperlukan untuk mengaksesnya. Solusi untuk hal ini benar-benar sulit, mengingat tidak semua jenis dokumen bisa dipecah (splited) menjadi beberapa bagian. Yang termudah (bukan termurah) adalah menambah kapasitas memori (RAM) yang tersedia.
Hardware yang tidak memenuhi syarat untuk membuka dokumen.
Jenis file (dokumen) tertentu juga membutuhkan kriteria sistem tertentu untuk bisa membukanya. Problem paling umum adalah kriteria hardware (mis. card VGA). Bagaimanapun, file dokumen yang dibuka harus bisa ditampilkan dilayar display, berarti eksistensi VGA (card) sangat berperan penting.
Solusi paling "murah" adalah mengurangi beban kerja VGA, misalnya dengan me-nonaktif-kan fitur-fitur desktop seperti aero, animasi menu, GUI (theme) yang berat (meski tampak hebat), juga wallpaper, termasuk icon shortcut yang memenuhi desktop. Itu semua adalah stupid things, sangat membebani kemampuan rendering VGA (card). Belum mulai kerja, VGA sudah megap-megap. Solusi mudah (tapi mahal) adalah ganti VGA card dengan (GPU) yang lebih kuat. Untuk VGA onboard, coba naikkan angka kapasitas VRAM (Shared Memory VGA) dari BIOS.
Itulah beberapa hal yang sebaiknya diperhatikan jika menghadapi problem Akses Dokumen Lambat.
Kalau ada pertanyaan atau anda suka dengan "Mengatasi Akses Dokumen Yang Lambat" di atas silahkan masuk pada kolom komentar di bawah. Thanks.